·        عند استخدام ERS لأول مرة تكون الخطوة الأولى هي تعريف النظام ERS باسم المؤسسة التعليمية ويتم ذلك بكتابة اسم الجامعة متبوعاً باسم الكلية ثم القسم مثل: (جامعة عمر المختار | كلية الفنون والعمارة | قسم العمارة). وفي حالة وجود أكثر من قسم تكرر هذه العملية لكل قسم مع ملاحظة أن ERS يفصل معلومات ومخرجات كل قسم على حده. حيث بعد تعريف النظام باسم المؤسسة التعلمية يقوم ERS بتعميم هذا الاسم لجميع كشوفات النظام مثل كشوفات الغياب وكشوفات الدرجات وكشوفات الطلبة المحملين وكشوفات حصر ساعات اعضاء عضو تدريس وكشف طلبة ايقاف القيد ........ الخ